COVID-19 : Comment assurer au mieux la poursuite de votre activité ?

March 23, 2020

Alors que le monde vit une crise sanitaire majeure dont les conséquences économiques sont aujourd’hui difficiles à chiffrer, la profession s’organise pour poursuivre au mieux son activité. Géraldine Métifeux, associée gérante d'Alter Egale, et Meyer Azogui, président de Cyrus, livrent à la rédaction de Patrimonia leurs conseils pour travailler à distance tout en conservant le lien avec ses équipes et ses clients.

 

 

Travailler à distance et entretenir le lien avec ses équipes

Connexion wifi, ordinateur portable, documents sur icloud, VPN pour un accès à distance du réseau, souscription de contrats par voie électronique… Aujourd’hui les outils digitaux permettent de maintenir l’activité quotidienne à distance.

 

« Notre priorité est la protection et la santé de nos 200 salariés et la continuité du service à nos clients. Dès la semaine dernière, nous avons fermé nos locaux et invité nos collaborateurs à télétravailler », explique Meyer Azogui, président de Cyrus. Il convient ensuite de mettre en place une nouvelle organisation à distance afin de conserver le lien avec ses équipes et avoir une vue d’ensemble des avancées de chacun.

 

Géraldine Métifeux, associée gérante du cabinet Alter Egale, s’entretient deux fois par jour avec ses collaborateurs : « Nous avons fermé les bureaux dès lundi en fin de journée et depuis nous avons deux réunions téléphoniques par jour à 10h et à 16h pour faire des points réguliers ». Whatsapp, Teams, Yammer…

 

A chacun son outil pour échanger groupé. « Nous avons créé plusieurs groupes notamment un «Coronavirus infos» où nous partageons des conseils de prévention, d’optimisation d’outils ou d’informations gouvernementales en lien avec Covid-19, et un groupe « témoignages clients » pour partager au fil des jours les retours de nos clients », précise Meyer Azogui.

 

Une fois le matériel et l’organisation mis en place pour assurer au mieux le télétravail, il est simple de transformer ses rendez-vous physiques en call ou visio-conférence.

« Je réalise tous mes RDV par téléphone, et aucun n’a été reporté ou annulé, précise Géraldine Métifeux. Pour le moment, la collecte ne se trouve pas impactée. Un tiers de notre collecte depuis janvier a été réalisée la semaine dernière. »

 

 

Rassurer ses clients et répondre à leurs préoccupations

Si les grands groupes bénéficient de conseils pour mettre en place des procédures de gestion de crise en amont, la plupart des cabinets de CGP doivent apprendre la communication de crise au moment où celle-ci survient, c’est-à-dire rarement d’où on l’attendait. Il faut avant tout savoir agir vite et trouver les bons mots.

 

« Au sein du groupement Incipio, nous avons un groupe Whatsapp sur lequel nous avons échangé sur les bonnes pratiques à adopter pour communiquer auprès de nos clients. J’ai ainsi pu envoyer une communication à mon portefeuille dès le lundi 16 mars afin de les rassurer de la continuité de nos services », indique Géraldine Métifeux.

 

Au sein de Cyrus, la priorité est ensuite de contacter l’ensemble des clients en cette période de crise sanitaire afin « de prendre des nouvelles de leur santé, leur expliquer la situation financière et partager notre vision ».

 

Pour l’heure, l’inquiétude des Français ne semble pas concerner leur patrimoine. « Les clients comprennent qu’il s’agit avant tout d’une crise sanitaire et économique avant d’être une crise financière. Pour le moment, ils ne se montrent pas très inquiets quant à leurs placements, mais cela pourrait changer dans les prochaines semaines », observe Géraldine Métifeux.

 

Même ressenti du côté de chez Cyrus : « Nous ne constatons pas d’affolement de la part de nos clients. A ce jour, ils sont davantage inquiets d’un point de vue sanitaire que financier », observe Meyer Azogui. Doit-on profiter de la chute des marchés actions pour conseiller aux clients d’investir ?

 

« Jusqu’à présent j’orientais peu mes clients vers des placements en actions car je crois aux cycles et celui dans lequel nous nous trouvions était particulièrement long. Aujourd’hui avec -40% de baisse, il me semble que c’est le moment opportun de rentrer et de prendre des risques », estime Géraldine Métifeux. Selon une étude du Crédit Suisse, « il est un peu tôt pour considérer l'agitation des marchés comme une opportunité de placement. La volatilité reste élevée et les investisseurs seraient mal avisés de se fier à leurs attentes d'évolution des cours pour se positionner. C'est pourquoi Crédit Suisse reste à ce stade neutre vis-à-vis de la bourse jusqu'à ce que la confiance soit restaurée et que les fondamentaux, toujours favorables aux actions, reprennent le dessus. ».

 

Chez Cyrus également le mot d’ordre reste la prudence. « Ces dernières années, nous avons adopté une stratégie défensive car nous nous trouvions à un niveau très haut, dans un cycle particulièrement long, et nous avions averti nos clients d’un possible retournement à venir, indique Meyer Azogui. Aujourd’hui, la volatilité des marchés est encore trop forte. Nous allons attendre avant de renforcer nos positions. »

 

 

Profiter du confinement pour améliorer ses process et se mettre à jour

« C’est l’occasion de se mettre à jour au niveau administratif, de réfléchir à l’amélioration de nos procédures, de repenser son marketing ou sa communication client », avance Géraldine Métifeux, qui préfère toujours voir le verre à moitié plein.

 

Le travail à distance et la relation client durant la crise peuvent en effet être source d’optimisation. « Cette crise va nous permettre d’améliorer l’expérience client. Désormais avant chaque rendez-vous à distance, un ordre du jour est envoyé ainsi qu’un compte-rendu à l’issue de l’entretien téléphonique. Chaque appel est référencé dans le CRM », constate Meyer Azogui.

 

Report des cotisations Urssaf, facilité de caisse ou report de crédit de la part de la banque… En cas de besoin, le temps dont on dispose en cette période de confinement (à condition de ne pas avoir l’école à domicile des enfants à assurer) peut également servir à faire les démarches nécessaires pour bénéficier des aides exceptionnelles mises en place par l’Etat. Il peut également être opportun de se consacrer à des tâches administratives ou de mises en conformité sur lesquelles vous avez pris du retard. Enfin, pensez déjà à la fin du confinement et organiser ses rendez-vous physiques d’avril ne peut qu’aider à passer cette période délicate pour tous.

 

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